Sprawozdanie finansowe i z działalności spółki
Na zarządzie spółki z o.o. ciąży obowiązek zapewnienia sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie trzech miesięcy od dnia zakończenia poprzedniego roku obrotowego. Dodatkowo zarząd sporządza samodzielnie sprawozdanie z działalności jednostki (sprawozdanie z działalności spółki). Obligatoryjne elementy każdego z tych dokumentów określają przepisy o rachunkowości.
Procedura sprawdzenia sprawozdania finansowego i z działalności spółki
Następnie, oba sprawozdania przekazywane są przez zarząd radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej, o ile organy takie zostały powołane w spółce. Organ, któremu zarząd przekazał ww. sprawozdania zobligowany jest do ich oceny.
Sporządza on także pisemne sprawozdanie zawierające jej wyniki. W niektórych przypadkach na spółce z o.o. może ciążyć obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Zakres tego badania oraz procedurę określają przepisy o rachunkowości.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego i z działalności spółki przez zgromadzenie wspólników
Ustawa o rachunkowości nakazuje także, aby oba ww. sprawozdania zostały udostępnione wspólnikom spółki i zatwierdzone.
Dostęp do nich powinien być zagwarantowany na co najmniej 15 dni przed terminem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Samo zaś zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć nie później aniżeli w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Należy przy tym pamiętać, że w przypadku zarządów wieloosobowych, zwołanie zgromadzenia powinno zostać poprzedzone uchwałą zarządu powziętą w tym przedmiocie.
Złożenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki w KRS
Komplet ww. dokumentów wraz z uchwałami wspólników zatwierdzającymi sprawozdania, a także uchwałą o podziale zysku lub pokryciu straty, zarząd spółki zobligowany jest złożyć w rejestrze przedsiębiorców KRS właściwym dla spółki. Obowiązek ten należy wykonać w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Nieco szybciej, bo w terminie 10 dni od zatwierdzenia, sprawozdanie finansowe wraz z opinia biegłego rewidenta oraz uchwałą zatwierdzającą to sprawozdanie, zarząd zobligowany jest złożyć we właściwym dla spółki urzędzie skarbowym
W skrócie
Przedstawiając powyższą procedurę w skrócie, wskazać można na następujące jej etapy:
- Sporządzenie sprawozdania finansowego – w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego,
- Poddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, który sporządza pisemne sprawozdanie z badania – jeżeli spółka ma taki obowiązek,
- Sporządzenie sprawozdania z działalności jednostki przez zarząd,
- Przekazanie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3 radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej – o ile je powołano w spółce,
- Sporządzenie pisemnego sprawozdania z oceny ww. dokumentów przez radę nadzorczą albo komisję rewizyjną,
- Udostępnienie dokumentów, o których mowa w ust. 1-3 i 5 wspólnikom – na co najmniej 15 dni przed terminem zgromadzenia wspólników,
- Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników na dzień przypadający przed upływem sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego – zwołania dokonać należy co najmniej na 14 dni przed wyznaczonym terminem zgromadzenia,
- Zwyczajne zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu ww. dokumentów oraz o podziale zysku albo pokryciu straty,
- Złożenie sprawozdania finansowego wraz z opinią biegłego rewidenta oraz uchwałą o jego zatwierdzeniu w urzędzie skarbowym – w ciągu 10 dni od zatwierdzenia,
- Złożenie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3 oraz 8 w sądzie rejestrowym – w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Jeżeli zaś, z jakiejkolwiek przyczyny, sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone we ww. terminie (zob. pkt 7), to należy je złożyć w sądzie rejestrowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w pkt
