"Powołanie do zarządu spółki z o.o."

Powołanie do zarządu w spółce z o.o. – jak legalnie objąć ster i nie „wylecieć” przez błędy formalne?

Zostałeś wybrany na Prezesa. Gratulacje! Masz wizytówki, gabinet i dostęp do konta. Ale czy zastanawiałeś się, czy Twoje powołanie jest w ogóle ważne? A może Twoja kadencja wygasła miesiąc temu, a Ty nadal podpisujesz kontrakty na miliony złotych, narażając się na odpowiedzialność osobistą?

Wielu menedżerów traktuje akt powołania jako formalność. Tymczasem Kodeks spółek handlowych zastawia tu mnóstwo pułapek. Od „wspólnej kadencji”, przez mandaty wygasające „z dniem odbycia zgromadzenia”, aż po zakazy karne. W tym artykule wyjaśnię Ci, jak poprawnie wejść do zarządu, jak liczyć czas swojego urzędowania (bo to wcale nie jest oczywiste) i jakie dokumenty musisz podpisać, by Twoja władza była realna, a nie iluzoryczna.

Kto może (a kto nie) rządzić spółką?

Zacznijmy od selekcji. Prezesem może być tylko osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych. Nie musi mieć wyższego wykształcenia ani obywatelstwa polskiego. Ale musi mieć „czystą kartotekę”.

Art. 18 § 2 K.s.h. to gilotyna. Jeśli zostałeś skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przeciwko mieniu (kradzież, oszustwo), dokumentom (fałszerstwo) czy obrotowi gospodarczemu – nie możesz być członkiem zarządu. Zakaz ten działa z mocy prawa przez 5 lat od uprawomocnienia się wyroku. Jeśli ukryjesz ten fakt i obejmiesz funkcję, wszystkie Twoje decyzje mogą być podważone. Więcej o tym pisałem w artykule: kto może być członkiem zarządu – lista zakazów.

Jak powołać zarząd? Nie tylko uchwała wspólników.

Standardem jest uchwała Zgromadzenia Wspólników. Ale to nie jedyna droga. Umowa spółki z o.o. może przewidywać inne metody, które dają większą kontrolę konkretnym udziałowcom:

• Uprawnienie osobiste: Wspólnik Jan Kowalski ma prawo powoływać i odwoływać jednego członka zarządu w drodze pisemnego oświadczenia (bez głosowania).
• Rada Nadzorcza: Kompetencje do wyboru zarządu przekazane są Radzie (częste w spółkach komunalnych i z udziałem funduszy).
• Kooptacja: Zarząd sam uzupełnia swój skład (rzadkość, ale możliwa w pewnych granicach).

Kadencja a Mandat – matematyka, która boli

To tutaj dochodzi do największych dramatów. Kadencja to okres, na jaki zostałeś powołany (np. 3 lata). Mandat to Twoje uprawnienie do pełnienia funkcji. Te dwa okresy rzadko się pokrywają!

Zgodnie z art. 202 K.s.h., mandat wygasa z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Brzmi skomplikowanie? Bo jest.

Historia z Kancelarii: Prezes, który „wygasł” rok temu

Prezes dużej spółki budowlanej został powołany 1 czerwca 2020 roku na „roczną kadencję”. Był pewien, że jego funkcja kończy się 1 czerwca 2021 roku. Tymczasem, zgodnie z KSH, jego mandat wygasł dopiero w dniu Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za rok 2021 (czyli np. w czerwcu 2022 r.!). Ale to działa też w drugą stronę. Inny Klient miał kadencję 3-letnią. Zapomniał o zasadzie „pełnych lat obrotowych” i nie zwołał Zgromadzenia wyborczego na czas. Przez pół roku podpisywał umowy jako „nie-prezes”, bo jego mandat wygasł z mocy prawa, a nikt go nie powołał ponownie. Kontrahent podważył ważność kontraktu na 2 mln zł. Uratowaliśmy sprawę, dowodząc, że działał jako falsus procurator (rzekomy pełnomocnik) i spółka potwierdziła czynności, ale strachu było co niemiara. Ta historia uczy: licz kadencje z kalendarzem w ręku i uchwałą w drugiej.

Formy zatrudnienia – jak płacić prezesowi?

Bycie w zarządzie to funkcja (stosunek organizacyjny). Możesz ją pełnić:

1. Nieodpłatnie: Tylko na podstawie powołania. Legalne, ale ryzykowne podatkowo dla spółki (przychód z nieodpłatnych świadczeń), chyba że jesteś wspólnikiem.
2. Za wynagrodzeniem z powołania: Uchwała wspólników przyznaje Ci np. 10.000 zł miesięcznie. Od 2022 roku płacisz od tego 9% składki zdrowotnej (nieodliczalnej) i podatek wg skali. Brak ZUS społecznego!
3. Na kontrakcie menedżerskim / etacie: Dodatkowa umowa obok powołania. Pełny ZUS, pełne koszty.

Szczegółową analizę opłacalności znajdziesz w artykule: wynagrodzenie zarządu a ZUS w 2025 roku.

Rezygnacja – jak uciec, gdy statek tonie?

Powołanie to nie dożywocie. Możesz złożyć rezygnację w każdej chwili. Składasz ją na ręce zarządu (lub wspólników, jeśli jesteś jedyny). Ale uwaga – jeśli rezygnujesz w momencie, gdy spółka jest niewypłacalna, by uciec przed odpowiedzialnością za długi, to… za późno. Odpowiadasz za to, co stało się przed rezygnacją.

Kluczowe jest też wykreślenie z rejestru. Złożenie rezygnacji kończy mandat, ale jeśli widniejesz w KRS, wierzyciele będą pozywać Ciebie. Jak zmusić spółkę do aktualizacji danych? Przeczytaj: wykreślenie członka zarządu z KRS.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o powołanie

Czy prezes musi mieć umowę o pracę?

Nie. Może działać wyłącznie na podstawie uchwały o powołaniu. To najprostsza i często najtańsza forma relacji. Umowa o pracę jest opcją, a nie obowiązkiem.

Czy mogę być prezesem w kilku spółkach?

Tak, ale uważaj na zakaz konkurencji! Jeśli spółki działają w tej samej branży, musisz mieć zgodę (zazwyczaj wspólników) na zasiadanie w zarządzie konkurencji. Złamanie tego zakazu to podstawa do odwołania i odszkodowania. Więcej: zakaz konkurencji członka zarządu.

Czy kadencja może być nieoznaczona?

Tak. Umowa spółki może przewidywać powołanie „na czas nieoznaczony”. Wtedy mandat nie wygasa co roku po zatwierdzeniu sprawozdania, ale trwa do momentu odwołania, śmierci lub rezygnacji. To wygodne rozwiązanie dla spółek rodzinnych.

***

Chcesz uporządkować władze w spółce?

Nieważne powołanie lub wygasła kadencja to bomba z opóźnionym zapłonem. Wystarczy konflikt ze wspólnikiem lub kontrola skarbowa, by podważyć lata działalności zarządu.

Jeśli planujesz zmiany w zarządzie lub nie jesteś pewien swojej kadencji – napisz do mnie lub zadzwoń. Przygotuję uchwały, które będą skuteczne i bezpieczne.