"Od marca 2019 r. wiele uproszczeń w KSH"

Zmiany w Kodeksie spółek handlowych – jak przepisy z 2019 r. wpłynęły na rezygnację prezesa i wypłatę dywidendy?

Prawo spółek handlowych ewoluuje. Nowelizacja z marca 2019 roku wprowadziła kilka rewolucyjnych zmian, które do dziś budzą emocje wśród przedsiębiorców. Czy wiesz, że jeśli jesteś ostatnim członkiem zarządu, nie możesz po prostu rzucić papierem i wyjść? Czy zdajesz sobie sprawę, że zaliczka na dywidendę może być „cofnięta”, jeśli rok zamknie się stratą?

Jako adwokat widzę, że wielu członków zarządu nadal stosuje „stare zasady”, narażając się na nieważność swoich decyzji. W tym artykule przypomnę Ci najważniejsze regulacje, które weszły w życie kilka lat temu, ale są fundamentem dzisiejszego zarządzania spółką. Skupimy się na bezpieczeństwie zarządu i wspólników.

Rezygnacja „ostatniego prezesa” – koniec z ucieczką w nieznane

Przed 2019 rokiem rezygnacja członka zarządu była prosta – składał pismo (często sam do siebie) i przestawał pełnić funkcję. Prowadziło to do sytuacji „spółek bezgłowych”, bez organu reprezentacji, co paraliżowało ich działanie i uniemożliwiało wierzycielom doręczanie pism.

Nowelizacja (art. 202 § 6 K.s.h.) wprowadziła zasadę specjalną dla jedynego lub ostatniego członka zarządu. Jeśli w wyniku Twojej rezygnacji zarząd miałby stać się nieobsadzony, musisz:

1. Złożyć rezygnację wspólnikom (a nie spółce/radzie nadzorczej).
2. Zwołać jednocześnie Zgromadzenie Wspólników (o tym, jak to zrobić, pisałem tutaj: zwołanie zgromadzenia krok po kroku).
3. Umieścić w porządku obrad punkt o powołaniu nowego członka zarządu.

Kluczowe jest to, że Twoja rezygnacja jest skuteczna dopiero z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie. Musisz więc pełnić funkcję „do końca”, dając wspólnikom szansę na wybór następcy. Nie możesz porzucić spółki z dnia na dzień.

Historia z Kancelarii: Rezygnacja wysłana pocztą i mandat karny

Mój Klient, jedyny członek zarządu w zadłużonej spółce, chciał zrezygnować, by uniknąć odpowiedzialności za długi (art. 299 KSH). Wysłał pismo o rezygnacji „na adres spółki” (czyli do pustego biura) i uznał, że sprawa jest zamknięta. Pół roku później dostał wezwanie z sądu karnego za niezłożenie sprawozdania finansowego. Sąd uznał, że jego rezygnacja była nieskuteczna, bo nie zwołał Zgromadzenia Wspólników w trybie art. 202 § 6 KSH. W świetle prawa nadal był prezesem! Klient musiał zapłacić grzywnę i dopiero wtedy przeprowadziliśmy poprawną procedurę rezygnacji. Ta historia uczy: nieznajomość procedury wyjścia ze spółki to pułapka.

Dywidenda i zaliczki – porządek w kasie

Kolejna ważna zmiana dotyczy pieniędzy. Ustawodawca doprecyzował zasady ustalania „Dnia Dywidendy” (jeśli uchwała milczy, jest nim dzień powzięcia uchwały) oraz wprowadził mechanizm zwrotu zaliczek na dywidendę.

Jeśli Zarząd wypłacił wspólnikom zaliczkę na poczet zysku w trakcie roku, a na koniec roku okazało się, że spółka poniosła stratę (lub zysk był mniejszy niż zaliczki), wspólnicy mają ustawowy obowiązek zwrócić te pieniądze spółce. Wcześniej była to kwestia sporna, teraz przepis (art. 195 § 1¹ K.s.h.) mówi o tym wprost. To ważna informacja dla wspólników, którzy traktują zaliczki jako pewny dochód.

Więcej o mechanizmach podziału wyniku finansowego przeczytasz w artykule: podział zysku w spółce z o.o..

Zmiana umowy spółki w organizacji – luka wypełniona

Przez lata istniał spór: czy można zmienić umowę spółki, zanim spółka zostanie wpisana do KRS? Nowelizacja przesądziła sprawę. Tak, można. Zmiana umowy spółki w organizacji wymaga zawarcia umowy przez wspólników (w formie aktu notarialnego). Nie stosuje się tu procedury „uchwała + wpis”, bo spółki jeszcze nie ma w rejestrze. To ułatwienie dla startupów, które często modyfikują założenia biznesowe jeszcze przed startem.

Odwołanie zgromadzenia – kto może to zrobić?

Wreszcie uregulowano kwestię, która rodziła wiele konfliktów. Czy zarząd może odwołać zgromadzenie, które sam zwołał? Tak. Zasada jest prosta: kto zwołał, ten może odwołać. Zarząd odwołuje zgromadzenie w taki sam sposób, w jaki je zwołał (np. listy polecone).

Wyjątek: Jeśli zgromadzenie zwołano na żądanie wspólnika mniejszościowego (lub przez samego wspólnika na mocy upoważnienia sądu), zarząd nie może go odwołać! To ochrona praw mniejszości przed manipulacjami zarządu.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o zmiany w KSH

Czy rezygnacja prezesa musi być notarialna?

Nie. Wystarczy forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym (dla pewności co do daty i osoby) lub zwykła forma pisemna, ale złożona na ręce pełnomocnika wspólników. Ważne jest jednak, aby w przypadku „ostatniego prezesa” dochować procedury zwołania zgromadzenia.

Czy wspólnik musi oddać zaliczkę na dywidendę, jeśli już ją wydał?

Tak. Obowiązek zwrotu jest bezwzględny (art. 195 § 1¹ KSH). Nie ma znaczenia, czy wspólnik jest w dobrej wierze, czy wydał pieniądze. Jeśli bilans roczny nie wykazuje zysku, zaliczka staje się nienależna i trzeba ją oddać.

Co ze spółkami partnerskimi?

W spółkach partnerskich doprecyzowano, że w zarządzie musi zasiadać co najmniej jeden partner. Otwiera to jednak drogę do powoływania w skład zarządu osób trzecich (menedżerów z zewnątrz), co ułatwia profesjonalizację zarządzania kancelariami czy przychodniami.

***

Zarządzasz spółką „po staremu”?

Przepisy KSH zmieniają się rzadko, ale gdy już się zmieniają, to fundamentalnie. Ignorowanie procedury rezygnacji czy zwrotu zaliczek może narazić Cię na odpowiedzialność osobistą.

Jeśli planujesz odejście z zarządu lub wypłatę zaliczek – napisz do mnie lub zadzwoń. Pomogę Ci przeprowadzić te procesy zgodnie z aktualnym stanem prawnym.