Czy spółka z o.o. może mieć siedzibę w wirtualnym biurze?
Szukasz tańszej alternatywy dla wynajmowania biura dla spółki? Nie chcesz lub nie możesz rejestrować spółki w swoim mieszkaniu? A może chciałbyś aby twój adres nie był kojarzony ze spółką? Alternatywą może okazać się zawarcie umowy z firmą prowadzącą tzw. wirtualne biura.
Jednakże, czy sposób ten jest bezpieczny i umożliwi podatkową rejestrację spółki? Jeżeli temat ten cię zaciekawił, to zapoznaj się z moim wpisem. Poruszę w nim takie kwestie, jak:
- wyjaśnienie pojęć siedziba i adres spółki,
- moment organizacji wirtualnego biura w procedurze rejestracji spółki,
- klauzule umożliwiające wykorzystanie adresu wirtualnego biura,
- problemy z rejestracją spółek z adresem w wirtualnym biurze.
Siedziba a adres spółki
W języku potocznym określenia „siedziba” oraz „adres” spółki najczęściej używane są zamiennie. Niemniej w znaczeniu prawnym nie są już ze sobą tożsame.
To pierwsze oznacza bowiem miejscowość, w której umiejscowiony jest organ zarządzający spółką. Drugie zaś określa dokładny adres spółki. Siedzibą będzie zatem nazwa miejscowości, np. Warszawa. Adres składa się natomiast dodatkowo z nazwy ulicy oraz numeru domu, względnie lokalu.
Powyższe rozróżnienie jest o tyle istotne, że w treści umowy spółki z o.o. wskazuje się wyłącznie siedzibę spółki, nie zaś jej dokładny adres. Dzięki temu zmiana adresu spółki w obrębie danej miejscowości nie powoduje konieczności zmiany umowy spółki.
Przeczytaj: Zmiana adresu, a siedziby spółki
Odwołanie do siedziby, a nie adresu, zostało zawarte również przy okazji określania miejsc zgromadzeń wspólników. Mianowicie, zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium kraju. Zgromadzenie wspólników może się odbyć w innym miejscu na terytorium kraju, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Określenie siedziby spółki jedynie przez nazwę miejscowości daje zatem wspólnikom większą swobodę w organizowaniu zgromadzeń.
Przy zgłoszeniu spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS należy wszakże podać nie tylko jej siedzibę ale także i adres. Skoro zaś adres spółki nie jest objęty obligatoryjną treścią umowy spółki, a jego wybór nie został wprost powierzony wspólnikom, to wynika z tego, że:
- adres ten może zostać określony przez zarząd – w przypadku organu kolegialnego czynność taka powinna przyjąć formę uchwały zarządu,
- jego wybór może mieć miejsce po zawiązaniu spółki lecz przed jej rejestracją w KRS, czyli na etapie spółki w organizacji.
Brak jest ustawowej definicji adresu spółki, przyjmuje się że jest nim adres wpisywany w urzędowych ewidencjach i rejestrach. Na adres ten wysyłana jest także urzędowa korespondencja kierowana do spółki. Nie musi on być wszakże tożsamy z biurem zarządu, gdyż żadna ustawa nie wymaga aby spółka miała swoje biuro.
Spółka z o.o. a wirtualne biuro
Powyższe informacje pomocne są w ustaleniu optymalnego momentu zawarcia umowy z wirtualnym biurem. Będzie to mianowicie okres pomiędzy zawarciem umowy spółki a złożeniem wniosku o jej wpis do rejestru. Przedmiotem takiej umowy jest najczęściej bieżąca obsługa korespondencji adresowanej do spółki oraz umożliwienie posługiwania się danym adresem przy rejestracji spółki w ewidencjach i rejestrach.
Dzięki konstrukcji spółki z o.o. w organizacji stroną umowy będzie bezpośrednio spółka. Po wpisaniu bowiem spółki z o.o. do rejestru wstępuje ona w prawa i obowiązki spółki w organizacji.
Więcej: Spółka w organizacji
Problemy rejestrowe w wirtualnym biurze
Wydawać by się mogło, że podanie, jako adresu spółki, danych adresowych wirtualnego biura, nie powinno wiązać się z większymi problemami w rejestracji spółki w KRS, a także w rejestrach i ewidencjach skarbowych (nadanie NIP, rejestracja jako czynny podatnik VAT).
Niestety, możesz natrafić na tym etapie na poważne trudności.
Wynikają one z faktu, że część sądów i organów adres spółki rozumie, jako faktyczne miejsce funkcjonowania jej organu zarządzającego. Nie zaś tylko swoistą skrzynkę pocztową, na którą kierowana ma być korespondencja spółki. Co gorsza pośrednio potwierdza to prawo unijne. W jednej z dyrektyw wskazano bowiem, że sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika.
Problem ten jest mniejszy w sądach rejestrowych oraz przy nadawaniu numeru NIP. Zwłaszcza obecnie, gdy sąd rejestrowy i urząd skarbowy przesyłają sobie dane elektronicznie. Istnieją bowiem korzystne dla podatników rozstrzygnięcia sądów administracyjnych rozpatrujących skargi na odmowę nadania numeru NIP. Niemniej, nadal zdarzają się przypadki odmowy nadania tegoż numeru, z uwagi na fakt, iż pod danym adresem nie funkcjonuje zarząd spółki. Tak właśnie może być w przypadku, gdy spółka działa w wirtualnym biurze.
Najgorzej pod tym względem wygląda kwestia rejestracji spółki, jako czynnego podatnika VAT. Od 01 stycznia 2017 roku, celem eliminacji rejestracji podatkowej na tzw. „słupów”, zaostrzono tę procedurę rejestracyjną. Obecnie, zanim zostaniesz uznany za podatnika VAT musisz spodziewać się wizyty urzędnika skarbowego. Ma ona na celu weryfikację prawdziwości podanych przez Ciebie danych, bądź nie udała się próba kontaktu ze spółką.
Czy jest rozwiązanie tego problemu? Do czasu interwencji ustawodawcy i wyraźnego uznania adresu wirtualnego biura, jako adresu spółki, mogę Ci polecić następujące wyjście:
Decydując się na usługi wirtualnego biura najlepiej wybierz pakiet bardziej rozbudowany. Nie ograniczaj się tylko do korzystania z tego adresu, jako skrzynki pocztowej. Zadbaj o możliwość organizowania w nim posiedzeń zarządu i zgromadzeń wspólników. Osiągnięcie tego nie będzie trudne, zapewne wystarczy wykupienie dostępu do małej sali konferencyjnej na kilku godzin w miesiącu.
Pamiętaj również, że w treści umowy z wirtualnym biurem powinna zostać zamieszczona klauzula zezwalająca spółce z o.o. na posługiwanie się danym adresem, jako adresem rejestrowym. Jej brak uniemożliwi wykorzystanie tej instytucji zgodnie z opisywanym celem.
