Podjęcie uchwały wspólników w trybie art. 240 ksh

Podejmowanie uchwał bez formalnego zwołania (Art. 240 KSH) – jak legalnie ominąć biurokrację i działać błyskawicznie?

W biznesie okazje nie czekają. Masz szansę na zakup atrakcyjnej nieruchomości za połowę ceny, ale musisz podpisać umowę w tym tygodniu. Bank zgadza się na kredyt obrotowy, ale żąda uchwały o ustanowieniu zastawu „na wczoraj”. Patrzysz w kalendarz i Kodeks spółek handlowych i zamierasz: formalne zwołanie Zgromadzenia Wspólników to minimum 2 tygodnie, liczone od wysłania listów poleconych. Czy biurokracja musi zabić Twój deal?

Nie musi. Ustawodawca przewidział „tryb awaryjny” dla zgodnych wspólników. To art. 240 K.s.h. Pozwala on podjąć każdą uchwałę z minuty na minutę, bez wysyłania zaproszeń i czekania na awizo. W tym artykule pokażę Ci, jak bezpiecznie skorzystać z tej ścieżki, aby Twoje uchwały były ważne, a biznes mógł pędzić do przodu.

Standardowa procedura vs. „Szybka ścieżka”

Zazwyczaj, aby uchwała była ważna, zarząd musi wysłać zaproszenia listem poleconym lub kurierem co najmniej 2 tygodnie przed terminem. W zaproszeniu musi być dokładny porządek obrad. Jeśli o czymś zapomnisz – nie możesz tego przegłosować (chyba że wszyscy się zgodzą). To bezpieczne, ale powolne. O tym, jak wygląda ta klasyczna droga, pisałem w artykule: jak prawidłowo zawiadomić o Zgromadzeniu Wspólników?.

Art. 240 K.s.h. wywraca te zasady. Możesz odbyć zgromadzenie w kawiarni, w biurze, a nawet przez komunikator internetowy (jeśli umowa spółki na to pozwala), bez żadnego wcześniejszego zawiadomienia. Warunek jest jeden, ale potężny: reprezentacja 100% kapitału zakładowego.

Dwa warunki ważności – tu nie ma miejsca na błąd

Aby uchwały podjęte w tym trybie były niepodważalne („nie do ruszenia” w sądzie), muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

Obecność całego kapitału: Na zgromadzeniu musi być reprezentowany cały kapitał zakładowy. Nie chodzi o wszystkich wspólników (ludzi), ale o wszystkie udziały. Jeśli jeden wspólnik ma 1% udziałów i nie przyjdzie (lub nie wyśle pełnomocnika) – tryb z art. 240 K.s.h. jest niemożliwy.
Brak sprzeciwu: Nikt z obecnych nie może zgłosić sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia ani co do wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

WAŻNE:

Brak sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia to nie to samo, co głosowanie „ZA” uchwałą! Wspólnik może zgodzić się na odbycie zgromadzenia w trybie nagłym (bez wezwania), a następnie w głosowaniu nad konkretną uchwałą (np. o odwołaniu prezesa) zagłosować „PRZECIW”. Uchwała przejdzie, jeśli macie większość głosów, a tryb jej podjęcia będzie legalny dzięki zgodzie na odbycie spotkania.

Pełnomocnik – Twój ratunek, gdy wspólnik jest na Bali

Często słyszę: „Mecenasie, tryb uproszczony odpada, bo wspólnik jest na wakacjach”. To mit. Wspólnik nie musi być obecny osobiście. Może udzielić pełnomocnictwa (nawet wysłanego mailem, jeśli to tylko pełnomocnictwo do głosu, choć bezpieczniej mieć formę pisemną). Pełnomocnik przychodzi, reprezentuje udziały i warunek „całego kapitału” jest spełniony.

Pamiętaj jednak o zasadach reprezentacji. Jeśli wspólnikiem jest inna spółka, musi ją reprezentować jej zarząd zgodnie z KRS. Sprawdź zasady tutaj: reprezentacja spółki z o.o. – kto podpisuje?.

Historia z Kancelarii: Okazja życia i brakujący podpis

Mój Klient, spółka inwestycyjna, miał 24 godziny na podjęcie decyzji o zakupie atrakcyjnej działki od syndyka. Wymagana była uchwała wspólników (zgoda na nabycie nieruchomości). W spółce było trzech wspólników. Dwóch było na miejscu, trzeci (mający 10%) był w podróży służbowej w USA, bez dostępu do notariusza, ale z dostępem do maila. Zarząd bał się, że bez oryginału pełnomocnictwa notariusz nie zaprotokołuje uchwały (zakup nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego tylko dla umowy, ale uchwała wspólników w zwykłej formie pisemnej wystarczała do samej zgody wewnętrznej). Zorganizowaliśmy wideo-konferencję. Wspólnik z USA przesłał skan pełnomocnictwa dla żony, która przyszła na spotkanie. Odbyliśmy Zgromadzenie w trybie art. 240 K.s.h. Żona nie zgłosiła sprzeciwu co do trybu. Uchwała została podjęta jednomyślnie. Spółka kupiła grunt, na którym zarobiła miliony. Gdybyśmy trzymali się sztywnych terminów 2-tygodniowych, okazja by przepadła. Ta historia uczy: prawo spółek jest elastyczne, jeśli wiesz, jak go używać.

Protokół – co musi zawierać?

Dowodem na to, że zgromadzenie odbyło się legalnie, jest protokół. W przypadku trybu z art. 240 K.s.h., w protokole muszą znaleźć się dwa kluczowe zdania:

„Na Zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy spółki.”
„Nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia Zgromadzenia ani co do porządku obrad.”

Bez tych formułek notariusz (jeśli uchwała wymaga jego obecności) lub sąd rejestrowy (przy zmianach w KRS) zakwestionują ważność uchwał. To częsty błąd przy samodzielnym protokołowaniu np. podwyższenia kapitału zakładowego.

DO ZAPAMIĘTANIA:

Tryb z art. 240 K.s.h. jest idealny do „sprzątania” w papierach spółki lub podejmowania nagłych decyzji, takich jak powołanie prokurenta, gdy zarząd jest sparaliżowany. Zobacz, jak szybko można dokonać zmian personalnych: uchwała o powołaniu prokurenta.

Kiedy NIE warto stosować tego trybu? Ryzyko konfliktu.

Art. 240 K.s.h. to narzędzie dla zgodnych wspólników. Jeśli w spółce tli się konflikt, zwoływanie zgromadzenia „z zaskoczenia” jest ryzykowne. Wystarczy, że jeden wspólnik przyjdzie i powie: „Sprzeciwiam się odbyciu zgromadzenia, bo nie miałem czasu przeanalizować dokumentów”. W tym momencie zgromadzenie trzeba zamknąć, a uchwały nie mogą zapaść. W sytuacji konfliktu bezpieczniej jest wysłać formalne zaproszenia, aby nikt nie mógł zarzucić Ci naruszenia jego praw korporacyjnych.

ADWOKAT RADZI

Jeśli planujesz sprzedaż udziałów, upewnij się, że nabywca wie o planowanym zgromadzeniu. Często zdarza się, że w dniu transakcji odbywa się Zgromadzenie w trybie art. 240 K.s.h., aby odwołać stary zarząd i powołać nowy. To standard przy transakcjach M&A. Pamiętaj jednak, by zgrać to z momentem przejścia własności udziałów. Więcej o synchronizacji tych zdarzeń: sprzedaż udziałów w spółce z o.o..

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o tryb bez zwołania

Czy można zmienić umowę spółki w tym trybie?

Tak, oczywiście. Można zmienić umowę spółki, podwyższyć kapitał, a nawet rozwiązać spółkę. Wymaga to jednak wizyty u notariusza (protokół notarialny). Notariusz zaznaczy w akcie, że zgromadzenie odbyło się w trybie art. 240 K.s.h. i że cały kapitał był obecny.

Czy można odbyć takie zgromadzenie przez internet?

Tak, jeśli umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wtedy „obecność” oznacza zalogowanie się do systemu. Nadal jednak muszą być zalogowani (reprezentowani) wszyscy wspólnicy.

Co jeśli wspólnik wyjdzie w trakcie zebrania?

Jeśli na początku (przy otwarciu) był cały kapitał i nikt nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia, to późniejsze wyjście wspólnika nie unieważnia zgromadzenia (o ile nadal macie kworum do głosowania wymagane umową lub ustawą). Ważny jest moment otwarcia.

***

Potrzebujesz szybkich uchwał?

Tryb art. 240 K.s.h. to przyspieszenie biznesu, ale wymaga precyzji w protokołowaniu. Jeden błąd w liście obecności może podważyć ważność kluczowych decyzji.

Jeśli planujesz pilne Zgromadzenie Wspólników i chcesz mieć pewność, że wszystko będzie prawnie skuteczne – napisz do mnie lub zadzwoń. Przygotuję projekty uchwał i protokołów, które zabezpieczą Twoją firmę.