Reprezentacja spółki w umowach z członkiem zarządu (Art. 210 KSH) – jak nie wpaść w pułapkę „nieważnego podpisu”?
Jesteś Prezesem i chcesz sprzedać spółce swój prywatny samochód. A może chcesz zatrudnić się w swojej spółce na etacie jako Dyrektor Handlowy? Wydaje się proste – przygotowujesz umowę, a w imieniu spółki podpisuje ją Wiceprezes (zgodnie z KRS). Wszystko wygląda legalnie, prawda?
Niestety, w 90% przypadków taka umowa jest bezwzględnie nieważna. Kodeks spółek handlowych w art. 210 § 1 zastawia na zarządy pułapkę. Zasady reprezentacji, które widzisz w KRS (np. „dwóch członków zarządu łącznie”), przestają działać, gdy po drugiej stronie stołu siedzi jeden z członków zarządu. W tym artykule wyjaśnię Ci, dlaczego Wiceprezes nie może podpisać Twojej umowy i jak zrobić to poprawnie, aby ZUS ani Urząd Skarbowy nie podważyli Twoich kosztów.
Zakaz „transakcji z samym sobą” – o co chodzi?
Ustawodawca wyszedł z założenia, że jeśli członek zarządu zawiera umowę ze spółką, istnieje konflikt interesów. Prezes (jako osoba prywatna) chce zarobić jak najwięcej, a Spółka (którą ten Prezes zarządza) chce wydać jak najmniej. Aby uniknąć nadużyć, wyłączono możliwość reprezentowania spółki przez Zarząd w takich sytuacjach.
Zasada jest twarda: w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim, spółkę reprezentuje Rada Nadzorcza lub Pełnomocnik powołany uchwałą Zgromadzenia Wspólników. Żaden inny członek zarządu (nawet jeśli nie jest stroną umowy) nie ma prawa złożyć podpisu. Jeśli to zrobi – umowa jest nieważna z mocy prawa.
WAŻNE:
Ten przepis dotyczy wszystkich umów: o pracę, zlecenia, najmu, sprzedaży, pożyczki. Dotyczy też aneksów! Każda zmiana Twojej umowy o pracę czy podwyżka, podpisana przez kolegę z zarządu zamiast przez pełnomocnika od wspólników, jest prawnie nieskuteczna. To proszenie się o kłopoty przy kontroli ZUS.
Jak ustanowić pełnomocnika? Procedura krok po kroku.
Większość małych spółek z o.o. nie posiada Rady Nadzorczej. W takiej sytuacji jedyną drogą jest powołanie pełnomocnika. Jak to zrobić?
- Należy zwołać Zgromadzenie Wspólników (można to zrobić szybko, w trybie bez formalnego zwołania – zobacz: art. 240 KSH).
- Wspólnicy podejmują uchwałę o powołaniu pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy (lub rodzaju umów) z konkretnym członkiem zarządu.
- Pełnomocnik podpisuje umowę ze spółką w imieniu spółki.
Pełnomocnikiem może być ktokolwiek – inny wspólnik, pracownik biura, a nawet… inny członek zarządu (ale działający wtedy jako pełnomocnik wspólników, a nie jako zarząd!).
