"Co musi zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?"

Co musi zawierać umowa spółki z o.o., aby była bezpiecznym fundamentem Twojego biznesu?

Planujesz założenie spółki. Masz już wspólników, pomysł na biznes i kapitał. Teraz czas na formalności. Wiele osób traktuje umowę spółki jak zło konieczne – dokument, który trzeba „przepchnąć” przez KRS, żeby zacząć działać. Często kopiują wzory z internetu lub godzą się na standardowe zapisy z systemu S24, nie zastanawiając się nad konsekwencjami.

Zadaj sobie jednak pytanie: czy budując dom, wziąłbyś pierwszy lepszy projekt z gazety, nie sprawdzając, czy pasuje do Twojej działki? Umowa spółki to konstytucja Twojej firmy. Jeśli na tym etapie popełnisz błąd, każda późniejsza zmiana będzie wymagała wizyty u notariusza, opłat sądowych i zgody wspólników (której możesz już nie uzyskać). W tym artykule omówię obligatoryjne elementy umowy spółki z o.o. i pokażę Ci, jak je sformułować, by służyły Twoim interesom, a nie je blokowały.

1. Firma spółki – więcej niż tylko nazwa

Firma to nazwa, pod którą spółka działa w obrocie. Masz tu sporą dowolność, możesz użyć nazwy fantazyjnej („X-Tech”), nazwisk wspólników („Kowalski i Nowak”) lub opisu działalności („Budownictwo Drogowe”). Musisz jednak pamiętać o dodatku „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (lub skrótach: sp. z o.o., spółka z o.o.).

Ale czy sprawdziłeś, czy Twoja wymarzona nazwa nie narusza praw innych firm? Jeśli nazwiesz spółkę podobnie do konkurencji, narażasz się na proces o czyny nieuczciwej konkurencji i konieczność zmiany nazwy (rebrandingu), co jest kosztowne i niszczy rozpoznawalność. Warto też pamiętać, że nazwa spółki w umowie to jedno, a jej ochrona to drugie.

2. Siedziba spółki – miasto czy konkretny adres?

To klasyczny dylemat. Kodeks spółek handlowych wymaga wskazania siedziby, a siedzibą jest miejscowość (np. „Wrocław”), a nie konkretny adres (ulica i numer). Dlaczego to takie ważne?

Jeśli wpiszesz do umowy spółki: „Siedzibą spółki jest Wrocław, ul. Długa 5/1”, to każda przeprowadzka (nawet do lokalu obok) będzie wymagała zmiany umowy spółki u notariusza! Jeśli wpiszesz tylko „Wrocław”, przy przeprowadzce w obrębie miasta wystarczy uchwała zarządu o zmianie adresu i prosty wniosek do KRS. To oszczędność czasu i pieniędzy. O tym, jak zmienić adres bez notariusza, pisałem w artykule: zmiana adresu a zmiana siedziby spółki z o.o..

Historia z Kancelarii: Wirtualne biuro i zablokowany przetarg

Moi klienci, firma budowlana, założyli spółkę z siedzibą w „Wirtualnym Biurze” w Warszawie, bo tak było najtaniej. W umowie wpisali tylko „Warszawa”. Po roku chcieli wystartować w dużym przetargu publicznym. Okazało się, że zamawiający wymagał, aby wykonawca posiadał „realne zaplecze techniczne” pod adresem siedziby. Wirtualne biuro tego nie spełniało. Musieliśmy błyskawicznie przenieść siedzibę do ich bazy sprzętowej pod Warszawą. Ponieważ w umowie było tylko „Warszawa”, zmiana miasta na podwarszawską miejscowość wymagała wizyty u notariusza i zmiany umowy spółki. Procedura trwała 3 tygodnie. Przetarg uciekł. Ta historia uczy: siedziba to decyzja strategiczna, a nie tylko adres do korespondencji.

3. Przedmiot działalności – PKD to nie wszystko

Musisz określić, czym spółka będzie się zajmować. W praktyce wpisuje się kody PKD. Pamiętaj jednak, że umowa spółki nie musi (i nie powinna!) być kopią całego katalogu PKD. Wpisz to, co faktycznie planujesz robić, plus obszary potencjalnego rozwoju.

Warto też sprawdzić, czy Twoja działalność nie wymaga koncesji, zezwoleń lub czy nie jest zastrzeżona dla innej formy prawnej (np. działalność bankowa). Zbyt szeroki przedmiot działalności może też utrudnić księgowość i ocenę ryzyka przez banki. Więcej o tym, jak to dobrze sformułować, przeczytasz we wpisie: jak określić przedmiot działalności spółki z o.o.?.

4. Kapitał zakładowy – 5000 zł czy więcej?

Minimalny kapitał to 5000 zł. Kwota ta dzieli się na udziały o równej lub nierównej wartości nominalnej (min. 50 zł za udział). Wielu przedsiębiorców wpisuje minimum, by „nie mrozić gotówki”.

To błąd. Kapitał zakładowy pełni funkcję gwarancyjną i wizerunkową. Spółka budowlana z kapitałem 5000 zł wygląda niepoważnie w oczach inwestorów. Ponadto, niski kapitał szybciej prowadzi do konieczności zwołania zgromadzenia w celu podjęcia decyzji o dalszym istnieniu spółki (gdy straty przekroczą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego oraz połowę kapitału zakładowego). O roli tego majątku pisałem tutaj: co to jest kapitał zakładowy w spółce z o.o..

5. Czas trwania spółki – na zawsze czy na projekt?

Standardem jest zawarcie spółki na czas nieoznaczony. Ale jeśli tworzysz spółkę celową (SPV) pod konkretną inwestycję (np. budowę osiedla), możesz zawrzeć ją na czas oznaczony. Po upływie tego czasu lub po zakończeniu inwestycji, spółka ulega rozwiązaniu bez konieczności przeprowadzania skomplikowanej procedury likwidacyjnej z inicjatywy wspólników (wystarczy zgłoszenie). To ciekawe rozwiązanie dla deweloperów.

6. Co jeszcze WARTO (choć nie trzeba) wpisać?

To, co obowiązkowe (art. 157 K.s.h.), to tylko szkielet. Aby umowa była bezpieczna, musisz dodać do niej „mięśnie”:

• Zasady zbywania udziałów: Czy wspólnik może sprzedać udziały każdemu? Warto wpisać prawo pierwszeństwa lub zgodę zarządu, aby nie obudzić się ze wspólnikiem, którego nie znasz. Sprawdź: ograniczenia w sprzedaży udziałów.
• Umorzenie udziałów: Bez wpisania tego trybu do umowy, nie będziesz mógł „wykupić” wspólnika przez spółkę (np. w razie konfliktu).
• Dopłaty: To najprostszy sposób na dokapitalizowanie spółki bez wizyty u notariusza. Jeśli nie wpiszesz obowiązku dopłat do umowy, każda wpłata będzie musiała być pożyczką lub podwyższeniem kapitału.
• Podwyższenie kapitału bez zmiany umowy: Klauzula, która pozwala zarządowi lub wspólnikom podnieść kapitał (i wpuścić inwestora) bez konieczności zmiany umowy spółki.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o treść umowy spółki

Czy mogę sam napisać umowę spółki?

Tak, ale musisz udać się z nią do notariusza (chyba że wybierasz S24). Notariusz sprawdzi zgodność z prawem, ale nie doradzi Ci biznesowo. On dba o to, by umowa była ważna, a nie o to, by była dla Ciebie korzystna. Dlatego warto skonsultować projekt z adwokatem przed wizytą w kancelarii notarialnej.

Czy umowę spółki z S24 można zmienić?

Tak. Możesz założyć spółkę przez Internet (na wzorcu), a potem udać się do notariusza i zmienić umowę na „szytą na miarę” (np. wprowadzając aporty czy uprzywilejowanie). To popularna strategia: szybki start w S24, a potem dostosowanie u notariusza.

Czy w umowie muszą być dane pierwszego zarządu?

Nie w samej treści umowy (jako paragrafy), ale powołanie pierwszego zarządu musi nastąpić przed rejestracją. Zazwyczaj notariusz spisuje to w tym samym akcie notarialnym jako osobną uchwałę wspólników. Dzięki temu nie trzeba robić osobnego zgromadzenia.

***

Chcesz mieć pewność, że Twoja spółka przetrwa każdą burzę?

Dobrze napisana umowa spółki to fundament, na którym budujesz bezpieczeństwo swoje i swoich pieniędzy. Nie pozwól, by przypadkowe zapisy zablokowały Twój rozwój.

Jeśli planujesz założenie spółki lub zmianę obecnej umowy – napisz do mnie lub zadzwoń. Przygotuję projekt, który zabezpieczy Twoje interesy na lata.